Advisie

Vanaf 1982 zijn wij actief met diverse oplossingen voor het reguliere onderwijs.

De oplossingen concentreren zich voornamelijk rond de financiële processen en koppelingen met salarissystemen en leerlingen/deelnemer administraties. Naast onderwijsinstellingen voor MBO en HBO (ROC’s en AOC’s) behoren ook instellingen voor het VO en WO, bestuurlijke en administratieve samenwerkingverbanden en zelfstandige administratieve dienstverleningorganisaties tot de kern doelgroep.

Onderstaand treft u een referentie en informatie over onze oplossingen aan.

Financiële management informatie
Op basis van één (centraal beheerd) rekening schema met een multi-dimensionale inrichting worden rapportages aangeleverd voor teamleiders, regio leiders, managers, budgethouders, directie, bestuur, lokale overheid en het Ministerie. Rapportage vindt naar keuze plaats, real-time op basis van een on-line verbinding of achteraf op basis van de bekende voorgeschreven rapporten. Steeds meer wordt gebruik gemaakt van een financieel dashboard en BI tools. De informatie bevat in alle gevallen Budget versus Realisatie getallen en voor te definiëren kengetallen, waar nodig rekening houdend met aangegane verplichtingen en lopende bestellingen.

Koppelingen met Salaris- en leerlingen/deelnemer administraties
Wij verzorgen alle gewenste koppelingen voor het automatisch inlezen van journaalposten, debiteuren en factuurregels vanuit de meest gangbare salarisverwerking systemen en leerlingen/ deelnemer registratie systemen, inclusief de incasso regelingen.

Document management en digitale postverwerking
Wij bieden een BSD-compliant document management systeem (DMS) op basis van een SQL database met een web-based applicatie. Alle documenten die het resultaat zijn van handelingen zoals in Het basis selectie document (BSD) voor het bewaren en vernietigen van documenten, opgesteld door de MBO Raad, benoemt alle documenten op basis van de handelingen waaruit ze ontstaan. De inrichting van het DMS is zodanig dat de bewaar- en  vernietigingsvoorschriften van dit BSD gevolgd worden, waar nodig ondersteund met workflow in gevallen waar de bewaar- en vernietigingstermijnen dynamisch zijn (afhankelijk van bijvoorbeeld einde dienstverband of uitschrijven van cursisten). De combinatie met onze scan & herken software zorgt ervoor dat het opslaan van documenten eenvoudig en in hoog volume realiseerbaar is en de gewenste afhandeling van poststukken al tijdens het scanproces aangegeven kan worden.

Digitalisering van het proces met betrekking tot de verplichtingen, bestellingen en inkoop facturen
Wij leveren een complete web-based oplossing voor het Procurement proces, volledig geïntegreerd met de financiële administratie. De oplossing voorziet in het digitaal opslaan en vastleggen van contracten en inkoopafspraken met bewaking van afloop data en verlengingen. De bestelling met behulp van het digitale bestelformulier kan middels voorgedefinieerde procuratie schema’s verrijkt en goedgekeurd worden. Inkoopfacturen worden tijdens het scanproces herkend en eventueel gekoppeld aan bestellingen en verplichtingen, waarna automatisch de boekingen worden aangemaakt en de goedkeuringsroute start langs de verschillende budget/procuratie houders. Alle documenten worden tijdens dit proces opgeslagen in het DMS en zijn vanuit zowel de goedkeuring workflows, leverancierskaarten, projectkaarten en medewerkerkaarten als de boekingen in de financiële administratie direct opvraagbaar.

Cursisten administratie en scheiden van geldstromen
Wij bieden (web-based) systemen voor het inschrijven, bevestigen, factureren, plannen en uitvoeren van commerciële trainingen en overige activiteiten die (projectmatig) plaatsvinden en doorgaans niet gefinancierd worden uit de reguliere bekostiging, maar uit ESF-subsidies of andere “potjes”. Deze oplossing voorziet in een automatische en juiste verwerking van de geldstromen, zowel aan de opbrengsten kant als aan de kosten kant. Door de planning en registratie van de inzet van reguliere docenten, lokalen en middelen op commerciële en/of project activiteiten ontstaan automatisch kosten-, en rekening courant boekingen in de commerciële administraties welke tevens dienen als dekking voor de kosten binnen de administraties van het reguliere onderwijs.

Urenregistratie en projectverantwoording
Wij leveren (web-based) systemen voor het registreren van uren en activiteiten die (projectmatig) plaatsvinden. Deze inzet kan zowel in combinatie met als losstaand van de ingeroosterde uren plaatsvinden. Het systeem biedt hiermee uitgebreide management informatie voor interne doeleinden of dient als verantwoording naar opdrachtgevers en overige belanghebbende instanties. Deze oplossing voorziet in een automatische en juiste verwerking van de geldstromen. Door de planning en registratie van de inzet van (reguliere) docenten, lokalen en middelen op deze (project) activiteiten ontstaan automatisch kosten-, en dekkingsboekingen in de financiële administraties.

Nieuwbouw projecten en onderhoud gebouwen
Wij hebben oplossingen voor (web-based) systemen voor het vastleggen van meerjaren budgetten voor de afdeling huisvesting. De aangegane verplichtingen, contracten en bestellingen worden digitaal vastgelegd waarbij de uitputting van budgetten on-line bewaakt wordt. Dit kan geheel geïntegreerd worden met het hierboven genoemde systeem voor het procurement proces. Het systeem voorziet in digitale on-line project dossiervorming voor nieuwbouw, verbouw en onderhoud van gebouwen. De voortgangs- en kostenbewaking van de projecten kan ondersteund worden met automatische notificaties bij overschrijdingen. De financiële stromen zijn geïntegreerd onderdeel van de financiële administratie.

CRM
Wij bieden (web-based) systemen voor het vastleggen van eventueel zelf te definiëren relatie gegevens. Het voorziet in het vastleggen van meerdere contactpersonen en relatiemanagers per relatie.
Alle klantcontacten, afspraken en in- en uitgaande documenten worden digitaal opgeslagen in het klantdossier. Dit kan indien gewenst rechtstreeks vanuit MS-Word gemerged en opgeslagen worden. Commerciële mogelijkheden en bijvoorbeeld stageplaatsen per jaar kunnen worden vastgelegd en op eenvoudige wijze worden bewaakt. Alle lopende zaken zoals offertes worden in de vorm van workflow vastgelegd in het dossier en kunnen op deze manier ook worden bewaakt. Uitgebreide actielijsten, managementoverzichten en analyse mogelijkheden zijn standaard onderdeel van de oplossing.