Advisie

Het tijdig en correct uitbetalen van salarissen is onderdeel van de arbeidsovereenkomst met uw werknemers.

Ook moeten wettelijke verplichtingen aan de Belastingdienst en aangiftes bij pensioenfondsen worden nagekomen. De oplossing van Exact zorgt ervoor, dat u adequaat uw salarisadministratie kunt voeren.

Personeelsgegevens
Voor het voeren van een volledige en correcte salarisadministratie is het belangrijk om de juiste gegevens van uw medewerkers vast te leggen.

Relevante medewerkergegevens legt u vast in een medewerkerdossier. Denk hierbij aan n.a.w. gegevens, maar ook informatie met betrekking tot arbeids- en studiecontracten en het soort dienstverband. Bij de salarisverwerking wordt gebruik gemaakt van deze gegevens. Daarnaast kunt u ook belangrijke persoonlijke (familie)gegevens en wettelijk vereiste documenten (kopieën van paspoort en/of identiteitsbewijs) koppelen aan ieder medewerkerdossier.

U verkleint de kans op fouten in de salarisverwerking omdat u de juiste medewerkergegevens gebruikt. U bespaart ook tijd omdat u deze gegevens met één muisklik op uw beeldscherm heeft en kunt bewerken.

CAO's
Als u bij de salarisverwerking van uw organisatie gebonden bent aan een of meerdere CAO’s, dan moet u hier rekening mee houden bij de inrichting van uw salarisadministratie.

De vele ‘ingebouwde’ CAO’s die meegeleverd worden bij het softwarepakket maken het u makkelijk: met behulp van een wizard installeert u de door u gewenste CAO. Hierbij worden de juiste componenten voor pensioenregelingen automatisch voor u geïnstalleerd.

Wijzigingen in CAO’s, maar ook wetswijzigingen in het algemeen zijn meteen voor u beschikbaar: uw administratie is helemaal up-to-date. Het gebruik van meegeleverde CAO’s neemt u werk uit handen en zorgt er tevens voor dat u altijd met de juiste gegevens en regelingen uw salarissen verwerkt.

Mutaties en uren
Bij iedere salarisverwerking zijn er mutaties, zoals onkostenvergoedingen, die u moet invoeren. Voor bepaalde medewerkers moeten ook de gewerkte uren worden ingevoerd.

Verwerkte uren uit de projectadministratie kunnen worden gebruikt in de salarisadministratie maar kunnen ook handmatig worden ingevoerd of geïmporteerd. Dit geldt ook voor andere mutaties zoals gereden kilometers en andere vergoedingen en inhoudingen.

Daarnaast is het mogelijk om loonmutaties, kilometers of aanpassingen in persoonsgegevens door uw eigen medewerkers in te laten voeren. Dit kan via een beveiligd (internet)portaal. De diverse mogelijkheden om mutaties en uren in te voeren en te importeren zorgen voor een flexibele en efficiënte salarisverwerking. U kunt sneller en toch nauwkeurig te werk gaan.

Verlof en verzuim
Het registreren van verlof en verzuim is een belangrijk onderdeel van de personeelsadministratie. Zowel het ziekteverzuim als het verlofsaldo is hierbij van belang.

Met Exact Software kunt u de salarisadministratie en de verlof- en verzuimadministratie in één applicatie voeren. Verschillende soorten verlof en verzuim kunnen ingevoerd en opgebouwd worden. Er zijn tevens koppelingen aanwezig met diverse arbodiensten, zodat u geen dubbele gegevens invoert.

Exact Software neemt u bovendien werk uit handen als u uw medewerkers via een (internet)portaal toegang geeft. Zij kunnen dan hun verlofsaldo inzien en zelf vrije dagen aanvragen. U kunt salarisverwerking en verlof- en verzuimadministratie met elkaar integreren, wat u dubbele invoer en dus tijd bespaart. Administratieve vragen kunt u tot het minimale reduceren door medewerkers (beperkt) toegang te geven tot hun eigen gegevens.

Verlonen
Het invoeren en verwerken van salarissen vergt aandacht, nauwkeurigheid en diverse controles. Het eindresultaat moet altijd correct zijn.

Met Exact Software voert u de salarisverwerking in enkele stappen eenvoudig en overzichtelijk uit. U kunt salarissen berekenen, mutaties toevoegen of verwijderen en meteen opnieuw berekenen. Ook is het mogelijk om salarissen in meerdere batches te verwerken, bijvoorbeeld per afdeling of zelfs per medewerker(s).

Salarisstroken kunnen indien gewenst per email verzonden worden. Voor eigen gebruik wordt automatisch een digitale kopie gearchiveerd. Ook is het mogelijk om een fiatteerslag verplicht te stellen. Voordat u de salarissen daadwerkelijk verwerkt heeft u hierdoor altijd controle- en rapportagemogelijkheden en dus grip op het proces. Salaristransacties worden automatisch in de financiële boekhouding verwerkt.

Door een overzichtelijk proces en de vele controlemogelijkheden en kunt u salarissen correct en efficiënt verwerken. U maakt geen fouten en bespaart bovendien tijd.

Betalen/journaliseren
Nadat u de salarissen heeft verwerkt moet u deze ook uit betalen aan uw medewerkers.

Met behulp van meegeleverde standaard functionaliteit(en) kunt u de verwerkte salarissen met Exact Salaris Software meteen elektronisch overmaken aan uw medewerkers. Om deze belangrijke financiële transacties op juistheid te controleren heeft u de mogelijkheid om advieslijsten uit te draaien en om de betalingen te laten fiatteren.

De financiële boekingen, die uit de betalingen volgen, worden meteen verwerkt in de financiële administratie. Met elektronische betaling van salarissen in Exact Software beheerst u het proces van A tot Z. U houdt er grip op en bespaart bovendien tijd omdat u slechts met één applicatie werkt.

Aangiftes
Bij het voeren van een salarisadministratie horen diverse wettelijk verplichte meldingen aan de belastingdienst en aangiftes aan het pensioenfonds.

De diverse meldingen aan de belastingdienst kunt u via internet versturen. Dit kan als u dat wilt zelfs automatisch. Denk hierbij aan de eerstedagsmelding en de maandelijkse loonaangifte. De meldingen kunnen eenvoudig op tijd verstuurd worden en de aangiftes worden aan de hand van de verwerkte salarissen voor u berekend.

Door de koppeling met verschillende pensioenfondsen is de aangifte aan deze instanties snel en eenvoudig en te realiseren. Omdat u in staat bent alle verplichte meldingen (automatisch) op tijd en correct vanuit het systeem te versturen bespaart u tijd en mogelijk boetes.

Voor accountants
De salarisverwerking voor uw klanten vraagt om een efficiënte werkwijze en om input van uw klanten om een goede dienst te kunnen leveren.

Met de accountancy tools van Exact Software heeft u verscheidene mogelijkheden tot uw beschikking om de salarisverwerking voor uw klanten efficiënter en soepeler te laten verlopen. U heeft de mogelijkheid om vanuit één scherm alle administraties en verloningen van uw klanten te monitoren en te onderhouden. Tevens kunt u batchgewijs verloningen uitvoeren voor bijvoorbeeld DGA administraties.

Via een internetportaal kunt u bovendien uw klanten eenvoudig en eenduidig hun eigen salarismutaties direct in hun administratie(s) laten invoeren, wat u veel werk uit handen neemt. De mogelijkheden die Exact Software biedt voor accountants op het gebied van salarisverwerking dragen bij aan uw productiviteit en kunnen uw kosten per te verwerken loonstrook reduceren.